POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PRÉAMBULE

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la politique ») s’applique au site Internet de REID NOTAIRES | NOTARIES ainsi qu’à l’ensemble des renseignements personnels recueillis par elle, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

REID NOTAIRES | NOTARIES (ci-après nommée : la « Société ») reconnait la sensibilité liée aux renseignements personnels qu'elle obtient dans l'exercice de ses activités et l’importance d’en préserver la confidentialité par souci de protection de la vie privée et de respect du secret professionnel, et ce, conformément à ses obligations professionnelles. La confidentialité s’étend tant aux renseignements personnels recueillis auprès de ses clients, qu’à ceux recueillis auprès des tiers. La présente politique a été conçue afin de permettre la conceptualisation du type de renseignement recueilli et de décrire les pratiques en matière de traitement des renseignements personnels et d’ainsi prévoir leur collecte, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation et d’identifier les mesures de sécurité mises en place pour les protéger et ainsi assurer la protection de la vie privée d’autrui.

ENGAGEMENT

Les activités menées au sein de la Société sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien et les clients.

La Société offre des services juridiques, ce qui amène ses clients à lui confier des renseignements personnels hautement confidentiels.

Il est primordial pour la Société de maintenir cette confiance et de confirmer sa détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de sa relation d’affaires.

RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Le terme « renseignement personnel » s’entend de tout renseignement concernant une personne physique, qui permet de l’identifier, directement ou indirectement. Hormis les cas d’exception, il ne peut être communiqué sans le consentement de la personne concernée.

UTLISATION DES RENSEIGNEMENTS

Les renseignements personnels recueillis, directement ou indirectement, par la Société servent uniquement en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. Selon le contexte, ces renseignements pourront être exploités dans le cadre de la prestation de services juridiques déterminés entre les parties et dans un but spécifique, dans le traitement de ses activités internes, de même qu’à toutes autres fins autorisées ou exigées par les diverses lois et règlements.

RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS

Dans le cadre de la prestation de services juridiques et de la conduite de ses activités, la Société est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.

Les renseignements personnels peuvent provenir des informations que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de la Société, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique ou papier.

COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Le courriel, la télécopie, ainsi que l’appel téléphonique sont les modes de communication privilégiés par la Société lorsqu’elle communique avec ses clients et partenaires d’affaires aux fins de recueillir les informations utiles à ses activités.

CONSENTEMENT

Les renseignements personnels ne sont recueillis, utilisés et communiqués qu’avec le consentement requis, ou dans la mesure où la loi l’autorise. Le consentement peut être explicite lorsqu’il est fourni verbalement, électroniquement, par écrit ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Le consentement peut être implicite, notamment lorsque sont fournis des informations personnelles à des membres de l’équipe de la Société dans le cadre de la prestation de services juridiques ou de ses activités internes.

En consultant ou en utilisant le site Internet de la Société et en communiquant avec la Société, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation, à la communication et à la conservation des renseignements personnels peut être retiré et révoqué à tout moment en communiquant avec la Société. Il doit toutefois être considéré que le fait de ne pas fournir certaines informations nécessaires pourrait entraver la capacité de la Société à exécuter les tâches pour lesquelles ses services sont sollicités.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS À DES TIERS

Les renseignements personnels sont protégés et seuls les membres de l’équipe de la Société ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. La Société peut communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille comme décrit dans la présente politique à des mandataires, fournisseurs et autres tiers dont elle utilise les services. Ces tiers sont contractuellement tenus de préserver les renseignements personnels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles la Société les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la présente politique et en respect des diverses lois et des divers règlements.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Société pourra communiquer, un renseignement personnel à toute personne, ou à tout organisme, lorsque cette communication est nécessaire à la prestation des services juridiques et à la conduite de son mandat dans le cadre de ses activités.

La Société transmet des renseignements personnels uniquement lorsque cette communication est étroitement liée et nécessaire à la prestation de services juridiques et à la poursuite de ses activités.

Il est possible que des renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la juridiction québécoise, et le cas échéant, qu’ils soient accessibles à des tiers étrangers en vertu des lois applicables dans cette juridiction. Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire, la Société s’engage à ce que ce transfert soit soumis au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi. Le transfert sera également soumis aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer une protection adéquate.

SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS

La Société prend toutes les mesures nécessaires ou utiles, en tout temps et avec soin, afin de protéger le plus adéquatement possible les renseignements personnels recueillis. Elle veille à protéger les renseignements personnels recueillis contre la perte, l’usage abusif et les changements d’informations sous son contrôle. Les renseignements personnels identifiables détenus par la Société sont conservés en tout temps dans un endroit sécurisé se trouvant dans la province de Québec, et sont ou peuvent être déposés dans un service infonuagique autorisé par la Chambre des notaires du Québec, avec un accès administratif limité. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Sauf autorisation ou exigence contraire des lois ou de la réglementation applicable, la Société ne conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation de la prestation de services juridiques convenus ou pour les fins auxquelles ils ont été recueillis, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, comptables et en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.

Dans certaines circonstances, la Société pourrait anonymiser les renseignements personnels afin qu'ils ne puissent plus être associés à ses clients, directement ou indirectement. Elle se réserve alors le droit d'utiliser ces données anonymes à des fins légitimes sans autre préavis, ni autre consentement, le tout en conformité avec les lois et règlements en vigueur.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET RECTIFICATION

La loi prévoit le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que la Société peut détenir à votre sujet et de rectifier ces derniers lorsqu’ils doivent être mis à jour par souci d’exactitude.

CONTACT

Pour toutes questions au sujet de la présente politique de confidentialité, si vous désirez obtenir plus d’information à ce propos, ou si vous désirez exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels de la Société : Me Corrine REID, notaire, à l’adresse courriel suivante : creid@reidnotaires.com

GÉNÉRALITÉS

La Société s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l'utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction des renseignements personnels prévues aux diverses lois et aux divers règlements applicables à la conduite de ces activités et entourant la protection des renseignements personnels.

La Société s'assure de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification, ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

À ce titre, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est chargée de s'assurer que la Société a mis en place des pratiques appropriées pour protéger les renseignements personnels dont la Société a la garde et le contrôle. Elle a aussi la charge d’assurer la conformité de ces pratiques avec les diverses lois et les divers règlements applicables.

Ces politiques et ces pratiques ont été approuvées par la Société et par la responsable de la protection des renseignements personnels.

 

 

PRIVACY POLICY

PREAMBLE

This privacy policy (hereafter referred to as the "Policy") applies to the website of REID NOTAIRES | NOTARIES (hereafter referred to as the "Société") and to all personal information collected by the Société in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector and any other applicable laws or regulations.

POLICY OBJECTIVE

The Société recognizes the sensitivity of the personal information it obtains in the course of its activities and the importance of maintaining confidentiality to protect privacy and professional secrecy, in accordance with its professional obligations. Confidentiality extends to personal information collected from its clients as well as from third parties. The Policy has been designed to conceptualize the type of information collected, to describe the personal information handling practices, to provide for the collection, use, disclosure and retention of personal information, and to identify the security measures in place to protect personal information and the privacy of others.

COMMITMENT

The Société's activities are based on a close relationship between notaries, support staff and clients.

The Société provides legal services, which means that its clients entrust it with highly confidential personal information.

It is essential for the Société to maintain this trust and confirm its determination to preserve the security of personal information shared within the framework of its business relationship.

PERSONAL INFORMATION

The term "personal information" refers to any information which relates to a natural person and enables that person to be identified, either directly or indirectly. With certain exceptions, personal information cannot be communicated without the consent of the person concerned.

USE OF PERSONAL INFORMATION

Personal information collected, directly or indirectly, by the Société is used only for clear, explicit and legitimate purposes. Depending on the context, this information may be used to provide specific legal services between the parties and for a specific purpose in the conduct of its internal activities, as well as for any other purposes authorized or required by the various laws and regulations.

TYPES OF INFORMATION COLLECTED

While providing legal services and conducting its business, the Société collects personal information in various contexts, such as file management, service provision, professional meetings, job applications, visits to its premises, and when using its website.

Personal information may come from information you provide via forms and/or inquiries from the Société or from information collected via documents, whether in electronic or paper form.

METHODS OF INFORMATION COLLECTION

E-mail, fax and telephone are the preferred means of communication for the Société when communicating with its clients and business partners to gather information relevant to its activities.

CONSENT

Personal information is collected, used and disclosed only with the required consent or as authorized by law. Consent may be express when provided verbally, electronically, in writing or through an authorized representative. Consent may be implied, in particular when personal information is provided to members of the Société’s team in connection with the provision of legal services or its internal activities.

By visiting or using the Société's website and communicating with the Société, you consent to the collection, use, disclosure and retention of your personal information in accordance with this Policy.

Consent to the collection, use, disclosure, communication and retention of personal information may be withdrawn and revoked at any time by contacting the Société. It should be noted, however, that failure to provide certain necessary information may hinder the Société's ability to perform the tasks for which it is called upon to provide services.

DISCLOSURE OF INFORMATION TO THIRD PARTIES

Personal information is protected, and only members of the Société's team and persons duly authorized by the Société may access it. The Société may communicate the personal information it collects as described in this policy to agents, suppliers and other third parties whose services it uses. These third parties are contractually bound to safeguard personal information, to use it only for the purposes for which the Société disclosed it, and to treat personal information in accordance with the standards set out in this Policy and in compliance with the various laws and regulations.

In accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector, the Société may communicate personal information to any person or organization when such communication is necessary to provide legal services and fulfil its mandate in the conduct of its activities.

The Société communicates personal information only when this communication is closely related to and necessary for the provision of legal services and the pursuit of its activities.

Personal information may be disclosed outside the jurisdiction of Quebec, and if so, the information may be accessible to foreign third parties under the laws applicable in that jurisdiction. Should a transfer of personal information outside Quebec be necessary, the Société undertakes to ensure that such transfer is subject to a privacy impact assessment in accordance with the Act. The transfer will also be subject to appropriate contractual agreements to ensure adequate protection.

INFORMATION SECURITY

The Société takes all necessary or useful measures, at all times and with care, to protect the personal information collected as adequately as possible. It is committed to safeguarding the personal information it collects against loss, misuse and alteration of information under its control. Personally identifiable information held by the Société is kept at all times in a secure location in the province of Quebec. It is or may be deposited in a cloud service authorized by the Chambre des notaires du Québec, with limited administrative access. However, there is no such thing as totally secure transmission or storage of information. Consequently, an absolute guarantee of the security of information transmitted or stored cannot be provided.

INFORMATION RETENTION

Unless otherwise authorized or required by applicable laws or regulations, the Société retains personal information only as long as necessary to perform the agreed-upon legal services or for the purposes for which it was collected, including meeting legal, accounting and notification requirements to appropriate governmental and regulatory bodies.

In certain circumstances, the Société may anonymize personal information so that it can no longer be associated with its clients directly or indirectly. In such cases, the Société reserves the right to use the anonymized data for legitimate purposes without further notice or consent, in compliance with applicable laws and regulations.

ACCESS TO INFORMATION AND RECTIFICATION

By law, you have the right to request access to the personal information the Société may hold about you and to rectify that information when it needs to be updated for accuracy.

CONTACT

If you have any questions about this Privacy Policy, would like more information about it, or would like to exercise your rights with respect to your personal information, please contact the person responsible for the protection of personal information at the Société: Corrine REID, Notary, at the following e-mail address: creid@reidnotaires.com

GENERAL

The Société undertakes to comply with all requirements relating to the protection, collection, use, disclosure, retention and destruction of personal information set out in the various laws and regulations applicable to the conduct of these activities and relating to the protection of personal information.

The Société implements reasonable security measures against such risks as unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification, or destruction of any personal information in its custody and control.

As such, the person responsible for the protection of personal information must ensure that the Société has in place appropriate practices to protect the personal information in the Société's custody and control. This person is also responsible for ensuring that these practices comply with the various applicable laws and regulations.

These policies and practices have been approved by the Société and by the person responsible for the protection of personal information.